タスクの漏れを無くす方法を考えてみた

こんにちは、しょうです。

ついにやってしまいました。。ハイロブログの11月の更新が出来てなかった。。会社全体で「やろう!」となってから約1年。11月、12月を書いていれば皆勤賞だったものが、、やってしまった。。猛省中です。

今までの仕事のやり方なら漏れようがなかったのが今回漏れてしまい。

「忙しい」のは言い訳にしかならないので、それに見合う働き方をすべきだな~と思っています。

というわけで今回はタスク処理の方法について自分なりのアップデートをしようと思って対策を考えてみました。タスク処理って基本的には上から順番にこなすだけなので、リストにさえ入れておけば漏れはなくなるものですよね。

リストは前から作っていたので、“プラスオンの何か工夫”が必要だなと思ってます。

1.GoogleのTodoリストを使う

GoogleTodoリスト。タスク管理の定番ですね。

Googleカレンダーは会社全員のスケジュールが入っているので必ず毎日チェックしますし、その流れでTodoもチェック出来るので個人的には一番使い勝手がいいと思ってます。

みたらわかる通り、一応、、、「ブログ更新」というのが入っているのです(汗 これを見逃したのでしょう。。

それで、今後プラスオンで使おうと思うのがタスクのリピート機能です。

これまでは「ブログ更新」のタスクを毎月はじめに作成して、書き終えたら完了としていました。それを上の画像の右側にあるリピート機能を使ってみようと思います。(というよりはこの機能に気づかなかった汗)

ブログ更新だけじゃなくてルーティン系の仕事は全てにこのリピート設定を入れてみます。

すると脳内処理に頼らずに仕事が出来るので、漏れが各段に無くなるはず。

2.Slackを使う

前から試してみたかったのがこちら「Slack」です。

取引先でも導入しているところが増えている印象ですし、各所SNSでもSlackSlackって見聞きしているので使ってみたい。ただ、これは自分1人じゃなくて、複数人でスタートするからメリットを感じそうなので一旦保留。

ひとまずCWとGoogleTodoの体制で進めていきます。

…が、Slackはちょこちょこ触っていきます。

3.爆速処理でタスクを作らない

あと「タスクを作らない」ということも大事だと思っていまして。

例えば『社内の〇〇さんに確認が必要』というタスクが生まれた時に、タスクに追加なんてせずにその場で電話して爆速処理がいいです。

会議であるあるなのが「〇〇さんに確認必要だね」となって保留状態のまま次のMTGまで持ち越されると、その作業がタスクになってしまいます。保留になるとタスクになるだけじゃなく、タスクとしてのメモが抜けたり、後回しになっていってどんどん全体の進捗が遅れていきますよね。

なので爆速処理。その場ですぐ電話。プロジェクトのチームスタッフにはその場で待ってもらう。その方が早いことが多いです(繋がらない時は待つしかないですが…)。

まとめ

プロジェクトを運営していると「タスク」が膨大な量になっていきます。

進めていく中で次々と発生する問題を処理しながら仕事を進めていくわけですから、自分の脳に頼るのはNGですね。自分なりのタスク処理のやり方を決めて、定期的にアップデートを繰り返していくしかないと思います。

とりあえず、今回の対応でブログのタスク漏れはなくなるはず。

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